הכירו את התוכנה החדשה שתעשה סדר לכולם, תייעל ותשפר את השירות ואפילו – תחסוך לכם כסף רב!
עולם האירועים חווה שינויים ותהפוכות בכל פן: בפן הקולינרי, בפן הלוגיסטי, בפן העיצובי ובפן השירותי, אך מה עם הפן הניהולי? ניהול מתחם אירועים הוא לא דבר פשוט. הדבר דורש ידע בכל תחום: קולינריה, ניהול אירוע, מכירות, שירות ועוד. הניהול של האולם עדיין נשען על טכנולוגיה ישנה, מעקב בקרה פיזי, אין בדיקת ניהול זמנים של כל צוות, אין בדיקת ניהול מלאי נכון ואין בדיקת שירות נכון בצורה חדישה, דיגיטלית וטכנולוגית.
הכירו את EVENT TEAM התוכנה שמרכזת הכל בתוכנה אחת ומאפשרת לך, מנהל האולם לראות את ה-כ-ל, לדעת ה-כ-ל, בלי לקום מהכיסא ובלי לעקוב אחרי אף אחד מהעובדים. "התוכנה מרכזת את כל הדברים החשובים במקום אחד: מכירות, שירות, מטבח וניהול האירוע בכל רגע נתון", מספר לנו יהודה הללי, מקים התוכנה, "בנוסף, היא משפרת ביצועים, מייעלת צוות עבודה, משדרגת את השירות ועוזרת לכולם להתנהל נכון יותר."
אז איך זה עובד?
מרגע הכניסה האולם יודע בדיוק כמה אורחים נכנסו, "המלצר בעל אייפד שבו הוא מסמן כל אורח שמתיישב ובאיזה כיסא הוא ישב", מסביר לנו יהודה, "מנהל האירוע יודע בדיוק היכן יש לו מקומות פנויים וכמה. כל זאת בלי להתרוצץ – הכל במבט באייפד." האורחים התיישבו והמלצר מציע את שירותיו, הוא מציג בפניהם באייפד שלו את המנות הראשונות והעיקריות כדי שיוכלו לדעת מה האפשרויות ולבחור מראש, "צוות המטבח יודע כבר מתחילת הישיבה (בשלב הסלטים) אילו מנות האורחים רוצים וכמה, כך יכול המטבח להתייעל ועל הטלוויזיה במטבח העדכונים כל הזמן מגיעים."
כל בקשה של אורח נרשמת באייפד, בין אם זה מהבר או מהמטבח הכל נשלח ישירות אליהם, "רק כשההזמנה שהמלצר הקליד מוכנה – האייפד שלו רוטט והוא הולך ואוסף את מה שהאורחים ביקשו, כך המלצר לא עומד בתור ומחכה שהברמן או הטבח יתייחסו אליו, בינתיים הוא מעניק שירות מלא ליושבים וכך מייעל את השירות."
מנהל האירוע עומד מהצד, יודע היכן יש מקומות פנויים כדי להושיב אורחים נוספים, יכול לשלוח בקשות למלצר כמו: לפנות שולחנות, לגשת אליו ואין ספור דברים נוספים. כל זאת בלי לצעוק, בלי לייזרים ובלי שום פעולה פיזית, רק לחיצה קטנה באייפד. הכל מתנהל טוב יותר, מדויק יותר ורגוע יותר.
המטבח מקבל את כל הבקשות העתידיות של האורחים, יודע איך לייעל את הכמויות במקום להכין המון מנות שלבסוף לא נאכלות ונזרקות לפח. מנות אלו הן כסף שנזרק. בדרך זו התוכנה חוסכת כספים רבים על מזון, חומרי גלם וזמן שצוות המטבח עומל לחינם. בנוסף, המטבח לא נתון לצעקות ולחץ של המלצרים ומנהל האירוע, הכל נכתב ונמסר להם אוטומטית במסך הטלוויזיה הגדול, כך הם יודעים בדיוק מה, כמה ולמה.
מנהל המכירות מבצע הכל דרך התוכנה, היא מנהלת לו יומן, יש בה תפריטים שהזוג יכול להתרשם מהתמונות של המנות ולבחור כבר את הפייבוריטים שלהם. הכל מתנהל בתוכנה: סגירת אירוע, שליחת חוזה, הכל בלייב ומיידי, קליל ונוח. "מנהל המכירות יושב מול הזוג, מציג בפניהם תפריטים עם תמונות המנות, תוספות לחוזה כמו הגברה ותאורה, עיצוב ותוספות. הכל מתקיים דרך התוכנה ולבסוף יוצא חוזה המתאים בדיוק לכל הנאמר ונבחר דרך האייפד" מסביר יהודה.
הכל על תשתית אחת
"הרעיון שעומד מאחורי EVENT TEAM, הוא העבודה המשותפת כצוות", מספר לנו יהודה, "ככל שהצוות יהיה יותר מגובש, יעבוד בצורה טובה והרמונית כך השירות, הזמנים והמנות יצאו טובות יותר. באמצעות התוכנה, גם אם הם לא מכירים אחד את השני, העבודה מתנהלת בצורה הטובה ביותר – כל אחד יודע מה תפקידו, מה הוא עושה וכולם מתייעלים ומצליחים לעבוד טוב יותר. כל אחד יודע מה השני צריך ומתי הוא ביקש – ככה, אפשר להיות בבקרה מלאה בכל רגע נתון."
ומה נותר למנכ"ל האולם?
המנכ"ל רואה את כל הנתונים. הוא יכול לדעת כמה זמן לקח מהרגע שמלצר ביקש בקשה מהמטבח או מהבר, כמה מנות הוזמנו לעומת כמה מנות נזרקו לחינם, זמני הוצאת מנות, זמני הושבה ועוד. הכל נתון בפניו בכל רגע, מכל מקום. אין עוד צורך בבקרה פיזית שבו המנהל עומד על ראש העובדים, הכל הוא יודע משליטה מרחוק. "התוכנה מאפשרת לכולם לבצע את עבודתם במינימום זמן, מקסימום תועלת וחיסכון משמעותי בעלויות שעד כה, לא ייחסו להם חשיבות רבה אך הן משמעותיות בעולם האירועים" מסכם יהודה.
