אם אתם מתחתנים בקרוב בטוח שמעתם את המילה רזרבה. הכנו לכם כתבה מסודרת שתסביר לכם מה המונח אומר ואיך משתמשים בו לטובתכם.
אם נחפש בגוגל את המילה 'רזרבה' נקבל את ההסבר הבא: "מוצר, חפץ, סחורה או תקציב עודפים, הנשמרים לשימוש עתידי; ספייר." או במילים פשוטות, רזרבה הם אקסטרות ובמקרה של חתונה הם מקומות אקסטרה מעבר למה שהתחייבתם לאולם. בואו נלך קצת אחורה, כשחתמתם על חוזה מול האולם המחיר שקיבלתם הוא לפי כמות המוזמנים שלכם, כמות המוזמנים היא ההתחייבות שלכם לאולם. לדוג' אם בחוזה כתוב: מוזמנים 200 מחיר 300, משמע התחייבתם כלפי האולם עם 200 מוזמנים מינימום.
למה מינימום? מהסיבה הפשוטה שרק לקראת האירוע לאחר ביצוע אישורי הגעה לכל המוזמנים ניתן יהיה לדעת מי באמת מגיע אבל כבר נגיע לזה. במעמד החוזה יהיה נתון לכם כמה אחוזי רזרבה תקבלו באולם (מקומות אקסטרה מעבר ל-200 כמו בדוגמה מעלה). אחוזי הרזרבה נעים בין 5% ועד 30%. מחיר המנה פר מוזמן הוא חלק נכבד מעלות ממוצעת לאורח. לכן, המטרה שלנו להשתמש ברזרבה בחוכמה כדי לחסוך לכם כסף ולא לשלם על מנות של אנשים שבסוף לא יגיעו.
אישורי הגעה
כשבועיים לפני האירוע מתחילים לעשות אישורי הגעה (ניתן באמצעות חברות חיצוניות או עצמאית) לבסוף כיומיים לפני האירוע אתם יודעים כמה אכן אישרו את הגעתם. עפ"י הסטטיסטיקה10% מאלו שאישרו הגעה לבסוף לא יגיעו (הילד חולה, נתקע בעבודה או שפשוט לא זרם לו, הסיבה לא באמת משנה… העיקר שלא תשלמו סתם).
איך מחליטים לכמה אנשים להתחייב?
הכל תלוי באחוז הרזרבה. אתם צריכים לוודא שבאולם יהיה סה"כ הכמות שאישרה הגעה. לדוג': התחייבנו ל200 מוזמנים ואישרו לי הגעה 280. האולם נותן לי 10% רזרבה. לכמה להתחייב? כפי שרשום למעלה אנחנו צריכים שסה"כ יהיה באולם 280 מקומות ישיבה (כולל הרזרבות) כדי שאם כולם באמת יגיעו יהיה מספיק מקום. לכן, נתחייב על 255 מוזמנים ועוד 10% רזרבה, סה"כ 280.
הטיפים לרזרבה:
1. מי שמתלבט מבחינתך לא מגיע
כל אלו באישורי ההגעה שלא בטוחים אם הם יגיעו מבחינתך, לא מגיעים ולכן לא צריך לדאוג להם למקום.
2. הרזרבה נועדה כדי לשמש לכם בטיחות
במידה וניתן לבקש עוד רזרבה רצוי (אך לא מעל 30%) הרזרבה היא רשת ביטחון עבורכם לכל אותם האורחים שלא בטוח יגיעו, הדודה הרחוקה או החבר מהעבודה שאמר שיביא את אישתו ובסוף הגיע לבד.
3. הרזרבה נועדה כדי להשתמש בה
המטרה היא כן לפתוח את הרזרבות לפי הצורך ולא סתם. אבל, עדיף לפתוח רזרבה מאשר להתחייב מראש לכמות אורחים גדולה ובסוף שאנשים לא יגיעו וסתם תשלמו על מנות.
סוגי רזרבות
מעבר לאחוזים השונים ישנם שני סוגי רזרבות עיקריים:
רזרבת שולחנות
בנוסף לשולחנות שאליהם התחייבתם, לדוג' 200 אורחים = 20 שולחנות יתווספו עוד שולחנות שיהיו בצד האולם שמטרתם לשמש כרזרבה במידת הצורך. תשלום: ברגע שתפתחו את השולחן תשלמו על כל השולחן, או פר כיסא שתוסיפו. החלטה זו תלויה באולם ובחוזה.
+ נמצא בצידי האולם ולכן במידה ונפתחת רזרבה רוב האורחים לא שמים לב.
– מקשה על סידורי הושבה כשלפעמים נדרש 'לפרק' חבורות.
רזרבה בתוך השולחנות / רזרבה סמויה
בתוך השולחנות עצמם מתחבאות הרזרבות. לדוג', 200 אורחים + 10% רזרבה = 22 שולחנות.
בכל שולחן יכולים לשבת 10 אורחים אך יהיו רק 9 כיסאות וכך, אם האדם הנוסף מגיע המלצר/מנהל האירוע מביא כיסא נוסף לפי הצורך ורק אז מחשיבים 'פתיחת רזרבה'.
תשלום: פר כיסא
+ מקל על סידורי ההושבה.
– אולמות שלא מבצעים זאת בצורה מסודרת יכולים לבצע זאת בבלאגן שיראה לאורחים כאולם לא מקצועי.
